Профессия секретарь: описание история возникновения помощь руководителю

Всё о профессии секретаря – Статьи

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.

24 апреля отмечается международный день секретаря. Впервые этот праздник начали отмечать в США в 1952 году благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса.

В более широком варианте это праздник всех административных работников – офис-менеджеров, стенографистов, ассистентов руководителя и пр.

По данным статистики секретари входят в пятерку самых востребованных и популярных профессий в мире.

В народе секретарей именуют «фильтрами», это отражает суть их работы. Классические обязанности секретаря – это прием звонков, встреча посетителей, работа с документами, чай-кофе. В зависимости от того, чей это секретарь, он фильтрует и перераспределяет соответствующий поток (людей, писем, звонков и т. д.).

Виды секретарей

Секретарь – это всегда придаточное звено к офису, отделу или начальнику. Поэтому существует масса различных видов секретарей в зависимости от сферы их деятельности.

Часто функции разных секретарей так перемешиваются, что трудно выделить тип, к которому данный сотрудник принадлежит.

Но, по сути, есть два основных направления этой работы: секретарь-ресепшионист и секретарь-референт. Остальное – лишь производные от них.

Секретарь на ресепшн (reception) – это административный работник офиса. Он встречает посетителей, предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает с курьерами, распределяет корреспонденцию.

Сейчас часть функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы-автоответчики, которые направляют звонок клиента к соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню. Секретарь на ресепшн – этот тот человек, который первым встречает вас, когда вы входите в офис.

В некоторых компаниях на ресепшиониста могут ложиться еще дополнительные обязанности в виде обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров), заказ билетов и оформление виз для сотрудников.

Секретарь-референт является секретарем руководителя. В последнее время на рынке вакансий эта должность чаще называется «помощник руководителя» или «ассистент руководителя».

  Если секретарь-ресепшионист выполняет административную работу для всего офиса, то секретарь-референт ассистирует только своему руководителю. В его обязанности входит встречать посетителей в приемной начальника, готовить чай-кофе, работать с корреспонденцией, отвечать на звонки. Секретарь-референт владеет расписанием шефа.

В зависимости от размера и структуры организации обязанности секретаря могут варьироваться от просто фильтрующего звена на входе в приемную до личного помощника руководителя. В любом случае, мера ответственности секретаря-референта гораздо выше, чем ресепшиониста.

Также в силу особенностей своей работы референт часто владеет конфиденциальной информацией. Иногда помощник руководителя занимается и делами, связанными с семьей и личными отношениями шефа.

Специфика профессии

С профессией секретаря принято связывать девушек приятной внешности, встречающих вас с улыбкой. Действительно, в подавляющем большинстве эту должность занимают женщины, благодаря своей способности выдерживать монотонную работу, быть вежливыми и услужливыми.

К тому же, работа секретаря – это всегда игра на вторых ролях, которая неприемлема для большинства мужчин. Человек должен понимать, что он все время будет в тени, а лавры достанутся руководителю.

Однако, все чаще в роли личных ассистентов руководители хотят видеть именно мужчин, которые могут стать отличными бизнес-партнерами и надежными коллегами.

Секретарь – это лицо офиса, и многим компаниям хочется, чтобы это лицо было миловидным. Поэтому внешние данные и молодой возраст – важные характеристики для работы. Бывает, что секретарями работают дамы почтенных лет, славящиеся своими  деловыми качествами. Но это частные случаи, характерные, в основном, для руководителя и секретаря, долго работающих вместе.

Также для работы необходимы общительность, открытость, дружелюбие, деликатность и культура общения. Секретарь должен вести себя так, чтобы у клиента осталось ощущение, что компания сделает всё, чтобы решить его проблему. По роду деятельности секретарь общается с самыми разными людьми и должен оставаться вежливым в любой ситуации.

Если вы стеснительны, вам трудно идти на контакт, улыбаться незнакомым людям, то эта работа точно не для вас. Помимо прочего, секретарю необходимо иметь самообладание и эмоциональную стабильность, способность оставаться спокойным и собранным.

Из деловых качеств важна организованность, внимательность, дисциплинированность, хорошая память и слух, четкая дикция, грамотность и иногда знание иностранных языков.

Собираясь стать секретарем, будьте готовы к ненормированному рабочему дню, частым переработкам. Если вы секретарь офиса (ресепшионист), то вы приходите раньше всех и уходите последним. Если вы помощник руководителя, то ваш график полностью зависит от расписания босса, а оно часто выходит за рамки обычного рабочего дня.

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте. Но диплом вуза даст вам хорошее преимущество при устройстве на работу. Также хорошо, если вы разбираетесь в области, в которой работает компания.

Секретарь должен уверенно владеть ПК и оргтехникой, уметь работать с документами, вести протоколы заседаний. Также среди необходимых характеристик можно отметить грамотность, хорошую устную и письменную речь, знание этикета и высокий общекультурный уровень.

Где работать

Секретарь в том или ином виде есть в любой компании. Рынок вакансий в этом направлении изобилует предложениями. Будьте готовы к тому, что в небольших фирмах функции секретаря будут перемешаны с какой-то еще работой, и вам придется совмещать все эти деятельности. В крупных организациях, как правило, обязанности секретаря прописаны довольно четко.

Зарплата секретаря

Поскольку секретарская деятельность не требует специальных знаний и навыков, то рассчитывать на высокую зарплату тут не приходится. Средний заработок секретаря на ресепшн по Москве составляет 29 000 рублей, по области – 24 000 рублей.

Секретарь-референт имеет более высокую степень ответственности и, соответственно, получает больше. Средние цифры по Москве – 37 000 рублей, по Московской области – 31 000 рублей.

Для сравнения, например, в Самаре 21 000 рублей (ресепшионист) и 20 000 рублей (референт), в Екатеринбурге 19 000  и 22 000 рублей соответственно.

Карьера секретаря

В карьере секретаря перспектив не так уж много. Развиваться можно по линиям, соответствующим двум типам этих работников. Ресепшионист может вырасти до офис-менеджера, расширяя свои административные функции в офисе. Секретарь-референт может стать личным помощником руководителя.

Случается, что ассистент руководителя имеет определенные амбиции и метит на место своего начальника. Как бы там ни было, не стоит распространяться о своих планах и давать понять всем, что вы тут надолго не задержитесь.

Если вы не можете смириться с тем, что ваша личность остается в тени, лучше не браться за секретарскую работу, а поискать себе дело по душе.

Карьера секретаря обычно не является целью профессионального роста человека и выполняет роль временного пристанища в определенной области или компании. Так или иначе, секретарь должен вникать в нюансы деятельности компании, поэтому выбирайте области, в которых вам будет интересно.

В результате секретарской работы можно приобрести полезные связи и навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя, ведь секретарь, как никто другой, отлично знает всю внутреннюю кухню своей компании.

Источник: http://rjob.ru/articles/vse_o_professii_sekretarya/

Как это называется?

Перечисленные названия кроме, может, секретаря-машинистки и просторечного «секретарша» актуальны и сегодня.

Википедия гласит, что слово «секретарь» происходит от латинского secretarius, в основе которого лежит латинское слово secreto, означающее «отдельно, особо, тайно».

Возможно, раньше секретарь был доверенным лицом большого человека и целого сообщества, хранил тайны и ценные бумаги.

И сегодня это занятие сохраняет прежние черты, охватывая позиции от младшего работника при боссе до секретаря партии, религиозного ордена, госсекретаря.

Единственное отличие — сегодня работу секретарей в офисах выполняют только женщины.

Слово «референт» образовалось от латинского referens, referentis — относящий, сопоставляющий, воспроизводящий. То есть это человек, работающий с информацией: сортирующий ее, сравнивающий, обобщающий и сообщающий потребителю. Это работа «не чисто» секретарская, скорее, кабинетная, и ее делают как женщины, так и мужчины.

Какие бывают секретари?

Каков бы ни был набор обязанностей современного секретаря или секретаря-референта или личного помощника, суть одна — быть при руководителе и выполнять работу по организации его труда, коммуникации с коллегами и другими организациями.

Функция, особенно важная в работе секретаря приемной — барьерная и селективная: не пропускать звонки и посетителей, которые поступили не вовремя или не по адресу. Еще нужно отобрать из потока звонков и писем нужную и важную информацию, понять, важен ли этот звонок или посетитель настолько, чтобы прервать ход работы руководителя, даже если он просил не беспокоить.

Функция личного помощника заключается в организации работы руководителя: его поездок, встреч, совещаний. Тут секретарь выступает как менеджер, способный связать нити разных дел и развязать узел проблем.

Нередко на секретаря проецируется власть его руководителя. Работник организации понимает, что если ему позвонил секретарь первого лица с какой-нибудь просьбой, то он воспринимает это как поручение самого руководителя. «Звонок из приемной» — это очень важный звонок!

Секретари бывают оторванными от жизни коллектива в силу того, что с ними предпочитают не общаться из-за их близости к начальству, или из-за того, что приемная расположена в отдаленной и нередко закрытой зоне организации.

Поэтому они чаще всего общаются с теми, кто приходит в приемную. Как правило, это непосредственные подчиненные первого лица, то есть руководители достаточно высокого ранга, и приглашенные лица (партнеры, чиновники и пр.).

Из-за этого рядовые работники нередко воспринимают секретарей как некую касту, близкую к слою высшего руководства. Да и секретарь тоже проникается гордостью оттого, что его слушаются такие руководители. Все это также создает барьер в общении.

Но бывает и так, что, ожидая в приемной приглашения руководителя, общаешься с секретарем. Ей интересно знать все — чем живет коллектив, что нового, что сегодня надели девушки из NN отдела, когда очередной выезд на природу и т. п. А некоторые секретари находят любую возможность вырваться из приемной, чтобы забежать к подругам в отделы.

Какими качествами надо обладать?

В первую очередь, это коммуникативность: умение строить отношения с любыми людьми, независимо от их ранга и настроения.

Во-вторых, это стрессоустойчивость. Она необходима в двух случаях: когда надо делать много дел одновременно, причем срочно, и тогда, когда начальник не в духе или просто резок и тверд, что может восприниматься как агрессивное поведение.

Был свидетелем одного эмоционального срыва молоденькой секретарши заместителя министра. Тот вышел в приемную и сказал, что согласен на предложение того, кто сейчас позвонил, о чем просил ему сообщить. И ушел к себе. Девушка в слезы.

Но рядом был куратор — ее опытная и хладнокровная сменщица. Она спокойно и быстро показала той, как справляться с подобными ситуациями: обзвони секретарей тех организаций, из которых были звонки за последний час, спроси их, в чем суть просьб, которые поступали раньше.

Так был найден нужный контакт.

В-третьих, способности к анализу, обобщению и передаче информации, что составляет компетенцию референта: выбрать из потока или объема накопленной информации нужную, сделать обобщения, «выжимки» и грамотно преподнести.

Так, референты государственных чиновников нередко составляют для руководителей записки объемом не более одной страницы, которая должна вместить обзор проблемы, ее источник, мнения экспертов и возможные пути ее решения. Такая лаконичная записка основывается на томах информации об отраслях, статистических данных об экономике, производстве и пр.

В-четвертых, самоорганизация. Как можно организовать труд руководителя, если навык не выработан в отношении собственной жизни?

Где этому научат?

Сегодня уже не встретишь ни училищ, ни техникумов, которые раньше готовили по этой специальности. Да и зачем? Сегодня в секретари берут, как правило, выпускников вузов.

В этом есть резон: управление становится сложным, секретарь уже не перепечатывает рукописи, он вникает в информационные цепочки работы предприятия, в организационные схемы и даже в бизнес-процессы.

Это надо для того, чтобы эффективно решать задачи по управлению связями и информацией руководителя с подчиненными.

То есть, вести протоколы совещаний, вычленять из них поручения для подчиненных, понимать, как определить точки контроля, наконец, понимать — кому позвонить, чтобы решить задачу, и т. д.

Но нужно знать офисные программы, но не только почтовую программу и текстовый редактор, а и электронные таблицы для составления цифровых отчетов. И здесь нужны соответствующие курсы.

В современных организациях используют и корпоративные программы. Обращаться с ними учат «по ходу дела» опытные работники.

Для компаний, ведущих деятельность с зарубежными партнёрами, понадобится хорошее знание разговорного иностранного языка, да еще и со специальной лексикой по профилю работы организации. Для такой работы бывает достаточно пройти курсы, но некоторые работодатели предпочитают брать на работу выпускника языкового вуза.

Профессионального секретаря от непрофессионального отличают две вещи: умение печатать вслепую и стенографическая запись. Причем, для специалиста с иностранным языком — это все надо уметь делать на иностранном языке.

Ладно, хотя бы слепая печать на русском языке — уже хорошая компетенция.

Каковы карьерные перспективы?

Считается, что должность секретаря — первая ступенька в карьере молодой девушки. Считается также, что, поработав секретарем у руководителя, легче сделать карьеру, например, по своей специальности.

Тут нередко встречаются трудности. Мало кто согласится взять на работу зрелого, но неопытного в своей профессии работника, но мало кто откажется, если об этом попросило первое лицо. Однако при этом сохраняется настороженное к бывшему секретарю отношение. Вот и приходится секретарю после нескольких лет работы увольняться и начинать все с начала в другой организации.

Но настоящая карьера секретаря-референта — это продвижение по службе в этой должности. Конечно, не обязательно в этой организации, а переходя из одной в другую, меняя масштаб ее деятельности и ее руководителя. Таких секретарей — дам зрелого возраста — можно видеть в государственных органах высшей власти.

Источник: https://prof-school9tihvin.eduface.ru/articles/rasskaz_o_professii_sekretar

Профессия «секретарь»

Руководитель нужен всем и сразу: сотрудникам, клиентам, бизнес-партнерам, семье.

Никакой человек не выдержал бы столь плотного общения, поэтому с древних времен руководители нанимают себе доверенных лиц, которые систематизируют для них контакты с внешним миром, – секретарей.

Они первыми встречают посетителей, отвечают на звонки, управляют документооборотом, сортируют письма по степени значимости, ведут график встреч и командировок своего руководителя.

Отличие от делопроизводителя и офис-менеджера

Делопроизводитель – это узкий специалист, который отвечает только за документооборот. Он востребован в больших компаниях, которые ежедневно сотнями отправляют и получают письма, издают приказы, обрабатывают служебные записки.

Офис-менеджер отвечает за бесперебойную работу офиса: заказывает необходимые принадлежности, проверяет исправность техники, общается с курьерами, следит за рабочей атмосферой в коллективе, сообщает новым сотрудникам правила компании.

В условиях маленькой фирмы грань между этими профессиями стирается: секретарь в них и «лицо организации», и «мамка» для сотрудников, и хранитель документов. Но чем больше компания, чем больше у нее отделов и уровней начальства, тем отчетливее видна разница между секретарем, офис-менеджером и делопроизводителем.

Секретарь и секретарь-референт

Уточнение «референт» означает более высокую квалификацию секретаря. Это уже полноценный помощник. Он не просто получает, сортирует и отправляет письма, но и отвечает на некоторые из них.

В случае звонка секретарь-референт не только переключает клиента на другого специалиста, но и сам может проконсультировать в пределах своей компетенции.

Ему под силу перевести документы на другой язык, пригласить высокопоставленных людей на переговоры, подготовить культурную программу зарубежных гостей.

Секретари в коллегиальных органах управления

В акционерных компаниях крупные решения принимает совет директоров (он же наблюдательный совет). Совет делится на комитеты, члены которого решают отдельные вопросы (кадровая политика, финансы, продажи).

В других организациях тоже есть советы: например, ученый совет в университете. Все это коллегиальные органы управления, их работу обслуживает специальный секретарь.

В учебных и научных организациях он называется «ученый секретарь», в общественных и коммерческих организациях он называется «секретарь комитета».

Такой специалист собирает на утверждение проекты документов, оповещает участников о дате и месте проведения заседания, рассылает всем материалы для предварительного ознакомления и план обсуждения проектов. В ходе самого заседания он фиксирует принятые решения и издает протокол.

Обязанности могут показаться легкими, но это обманчивое впечатление. На секретаре комитета лежит огромная ответственность, и ему приходится разбираться в повестке дня не хуже самих участников заседания.

Чтобы стать ученым секретарем в университете, нужно быть кандидатом или доктором наук с опытом организаторской работы от двух лет.

Кому понравится эта работа

Если вы не терпите опозданий, легко переключаетесь с одного дела на другое, любите все планировать и приводить в порядок. Вы любите общаться с людьми, чувствуете настроение собеседника, терпеливо относитесь к «странностям» окружающих. Секретарю важно хорошо выглядеть.

Что нужно уметь

Изучайте деловой этикет и основы тайм-менеджмента.

Тренируйтесь говорить связно, четко, вежливо.

Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.

Привыкайте к работе с компьютерными программами:

• текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
• редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
• файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
• корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
• почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).

Оформление документов и их движение в организации регламентируется внутренними нормативными актами и общероссийскими ГОСТами. Последние стоит изучить заранее.

Есть расхожая формулировка «секретарь-референт со знанием иностранного языка». Умение общаться на другом языке – гарантия карьерного роста для секретаря.

Где можно сделать карьеру

Для первого опыта подойдет любая организация. Для долгосрочного развития лучше устроиться в крупную компанию, где есть много уровней руководства, а значит, и уровней мастерства секретарей.

Секретарская должность может стать пропуском и в другие профессии. Учитесь вы, например, в университете на направлении «Управление персоналом», устраивайтесь секретарем в какую-нибудь фирму, а к окончанию обучения у вас уже будет и диплом, и знание организации, и навыки работы с документами – руководитель HR-отдела первым делом обратит внимание на вас.

Куда поступить, чтобы стать секретарем

Для начала карьеры достаточно среднего профессионального или неполного высшего образования. Курсы секретарей помогут вам быстро обучиться азам профессии и скорее найти работу.

Чтобы добиться в профессии высот, лучше получить высшее образование. Подойдут такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет, лингвистика.

Источник: http://www.examen.ru/add/manual/spisok-professiy/sekretar

Профессия секретарь

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря — обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.

Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера.

Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте.

Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.

Помощник руководителя — занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.

Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.

В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.

Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.

Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии — судебный секретарь. Место работы такого специалиста — суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

• возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
• отсутствие физической нагрузки;
• комфортные условия работы в теплом помещении;
• полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
• всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

• необходимость постоянно находится на виду у начальника;
• требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
• однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
• в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
• ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

• располагать средним или высшим образованием;
• владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
• знать основы делопроизводства;
• иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
• знать стандартные офисные процедуры;
• при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

• просматривал корреспонденцию;
• сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
• отвечал на телефонные звонки;
• обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
• общался с клиентами;
• контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

• организовать прием или совещание;
• распланировать рабочее время руководителя;
• приобрести канцтовары и прочие вещи;
• заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
• вести протокол собрания;
• подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

• запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
• требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
• решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря — привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

• быть на «ты» с персональным компьютером;
• обладать культурой общения;
• уметь найти подход к посетителям;
• проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

• коммуникабельностью и ответственностью,
• пунктуальностью и организованностью,
• терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти: все зависит от каждого человека лично. Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

• различные организации и фирмы;
• суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Источник: http://WorkKing.ru/proforientatsiya/professiya/professiya-sekretar.html

Профессия секретаря: настолько ли она легка и беззаботна?

16 апреля, Каролина

Секретарь — это сотрудник, ценность которого сравнивают с золотом. Но так говорят только о хорошем секретаре. Если ты думаешь, что это очень лёгкая и приятная работа для молоденькой симпатичной девушки, то глубоко заблуждаешься.
Очень ответственная и совсем не простая профессия секретаря — это значит быть правой рукой своего шефа.

Легко ли быть секретаршей?

Только секретарше известно, где и почему находится тот или иной документ, когда и с кем назначены встречи на ближайшие дни, кто и зачем звонил начальнику и много чего ещё.

А ты представляешь, чего стоит изучить характер и привычки своего шефа? Это нужно знать непременно, ведь посетители с доверием относятся к словам секретаря, например, о том, что сегодня начальник «не в духе», а потому лучше отложить посещение его кабинет.

Да и самому секретарю нужно уметь интуитивно чувствовать, когда ему стоит вставить свою реплику, а когда и подержать рот на замке.

А знание делового этикета, умение принять гостей, обслужить их красиво и с достоинством? Это ли не виртуозное искусство?Секретарь — сотрудник, который занят «по горло» в течение всего рабочего дня, а зачастую и после его окончания. Он должен быть на рабочем месте раньше шефа, да и уходить позже.

Это настоящий политик в рамках своего коллектива: он в курсе всех событий и умеет лавировать между разными группами.

Профессия секретаря: слухи и реальность

Но уж коли ты всё равно настроила себя именно на этот вариант, давай поговорим о том, что приписывает молва секретарям (секретаршам), и насколько это справедливо.

• Говорят, что секретарём может стать особа без особого интеллекта и способностей

Из предыдущего перечня всего, что обязана уметь и делать секретарь, ты, наверно, поняла, что это не так. Действительно, не всегда при приёме на работу требуют диплом о высшем образовании.

Порой достаточно иметь за плечами техникум, колледж (при условии, что в учебной программе есть курс делопроизводства) или же специальные курсы.
Да и не от диплома зависит умение наблюдать, тонко чувствовать и адекватно реагировать на поступки и поведение окружающих людей.

Не всякий дипломированный специалист сумеет проявить себя как «знаток душ», а вот хороший секретарь, ответственный и тактичный, — может.

• Секретарю прежде всего надлежит украшать офис: значит, самое главное — внешность

Согласись, такое утверждение похоже на старый анекдот. А на деле не так уж и важна неземная красота. Вакансию вполне может занять миловидная девушка, обладающая хорошим вкусом и чувством стиля.

Ведь именно она во многих ситуациях является лицом фирмы. Порой первое впечатление о компании зависит именно от того, насколько элегантна и тактична секретарь.

Так что умный руководитель не остановит выбор на красивой, но совершенно не подготовленной к работе даме.

• Работа секретаря совсем необременительная

Разве трудно сварить и подать кофе, положить на стол шефа документы на подпись, ответить на телефонные звонки? Это уж совсем не справедливо. Если ты когда-то займёшь кресло секретаря, то быстро поймёшь, насколько это утомительная и напряжённая работа.

Ведь помимо своих многочисленных прямых обязанностей, ей иногда приходится быть в роли офис-менеджера или даже «кадровика». А главное — быть в курсе абсолютно всех дел шефа, чувствовать его настроение. Кто бывает крайним, когда что-то у него не ладится? Разумеется, секретарь.

Поэтому дело чести «правой руки» шефа — предотвратить надвигающуюся «бурю».Ты не найдёшь всего этого в должностных обязанностях секретаря. Но именно так и строятся отношения руководителя со своим непосредственным помощником.

К тому же есть и другая сторона: секретарь является своего рода буфером между руководителем и коллективом. А потому, сохраняя доброжелательные отношения с каждым сотрудником, секретарю лучше всего избегать дружеских или, напротив, неприязненных контактов с ними. Вот такая психология.

Представь: секретарь обязан планировать рабочий день начальника, вести переписку, отвечать на звонки, принимать гостей, контролировать работу приёмной. И при таком обилии дел сохранять корректность и выдержку.

• Секретарь — профессия не очень почитаемая

По сути, многие считают, что это девочка на побегушках, с которой мало кто в компании считается. Ты, наверно, уже и сама пришла к выводу, что опытный секретарь со временем может стать истинным «серым кардиналом».

У него есть определённое влияние и на коллектив, и на руководителя. Это очень информированный человек, в его советах и помощи порой нуждаются многие.

Но профессиональный секретарь никогда не станет этим злоупотреблять, напротив, для окружающих она — образец собранности, деловитости.

• Секретарем можно остаться до самой пенсии

Правда ли, что профессия секретаря — это не ступенька для карьерного роста? В какой-то мере — да. Руководитель, имея рядом профессионального секретаря, не заинтересован в его служебном росте.

В данном случае добросовестное исполнение своих обязанностей может выйти боком секретарю. И в этом — минус её положения.

Хотя бывает и иначе: шеф по достоинству оценивает деловые качества секретаря и рекомендует её на более высокую должность в своей компании.

•  Только женщины могут работать в должности секретарей

Это почти так. И не без причин, потому что по своей природе дамы более гибкие, им легче приспособиться к шефу, избежать ненужного конфликта, в нужное время промолчать. Они лучше создают комфортную обстановку в офисе, умеют произвести нужное впечатление, что очень важно для работы компании. Среди негативных сторон профессии — нередкие стрессовые ситуации, которые трудно выдержать мужчине.

А сколько за это платят?

Вторая причина, по которой должности секретарей занимают, в основном, женщины, – зарплата. Она, конечно, не самая низкая, но мужчину вряд ли устроит. Если ты всерьёз намерена искать вакантное место секретаря, то имей в виду такой средний расклад оплаты труда секретарей по разным городам России в нынешнем году:

• в Москве — 29 000 рублей;
• в Санкт-Петербурге — 22 000;
• в Новосибирске — 16 000;
• в Екатеринбурге — 19 000;
• в Нижнем Новгороде — 17 000.

Как видишь, профессия секретаря и привлекательна, и трудна одновременно. Если ты готова принять все минусы и плюсы этой работы и считаешь, что все необходимые качества и умения у тебя присутствуют, — дерзай, рассылай свои резюме работодателям. В случае удачи тебя ждет нелёгкая, но очень интересная служба.

Источник: http://amazingwoman.ru/interesnoe/professiya-sekretarya-nastolko-li-ona-legka-i-bezzabotna/

Профессия секретарь-референт. Описание | Мамина карьера

Как-то после декрета мне пришлось срочно выйти на работу. У меня высшее образование, но уже совсем было некогда долго искать должность по той специальности, что в дипломе. И я решила найти себе место в офисе. У меня имелось несколько вариантов резюме на различные вакансии. Кто такой секретарь-референт, я узнала, обозревая профильные сайты.

В поиске работы

Одним из основных у меня был критерий «работа рядом с домом». И, как показал опыт, согласно такому условию легче всего найти должность секретаря.

Потому что профессия секретарь-референт очень распространена и востребована на рынке труда.

Кроме того, она занимает одну из стартовых позиций в организации, откуда хорошо зарекомендовавшие себя специалисты часто уходят «на повышение» в другие отделы – например, в бухгалтерию, рекламу или в менеджмент.

И вот, надо было для начала разместить резюме по специальности “секретарь-референт”. Опыт такой работы у меня, честно говоря, отсутствовал. Но имелся навык помощи близким людям в их небольшом бизнесе из серии «и швец, и жнец, и на дуде игрец».

Я честно описала эту мою деятельность в резюме, ответов не последовало.

И тогда было принято решение просто переписать стандартные обязанности из секретарских вакансий (что я, чай-кофе не налью начальнику и воду в офис из интернет-магазина не смогу заказать, даже если раньше никогда этого не делала?).

Вот эти обязанности:

●     распределение входящих звонков;

●     встреча посетителей, выдача пропусков;

●     отправка и регистрация корреспонденции, ведение документооборота компании;

●     взаимодействие с курьерскими службами;

●     постановка ежедневных задач штатным курьерам и отслеживание их выполнения;

●     чай-кофе руководителю;

●     заказ воды и канцтоваров;

●     сканирование, копирование документов.

В результате такой небольшой переделки резюме посыпался шквал звонков. Проходя по три собеседования в день и убеждая работодателей, что у меня все-таки есть опыт работы секретарем, я успешно трудоустроилась в небольшую компанию рядом с домом.

Моя работа

на фото Татьяна Иглина на рабочем месте

Рабочее место секретаря референта обычно располагается в приемной, рядом с кабинетом начальника. Наша приемная незаметной перегородкой отделена от большого зала, где сидят все остальные сотрудники. Справа — дверь в директорский кабинет. Мои обязанности начинаются с самого утра.

На работе надо быть раньше всех, открыть офис, полить цветы и следить, чтобы приходящие сотрудники записывались в специальном журнале. Одеваться стараюсь красиво. Ведь я, можно сказать, — лицо компании для всех наших посетителей. Строгого дресс-кода у нас нет.

Одежда у меня, конечно, деловая, но стильная.

Мне очень нравится эта профессия секретаря-референта. Мои основные обязанности заключаются в том, чтобы готовить для руководителя на подпись многочисленные документы, которые присылают мне на е-майл. Что касается чая-кофе, традиционной обязанности секретарей, то шеф у нас не гордый, сам выходит «к народу» налить себе чашечку кофе и пообщаться с сотрудниками.

Работы очень много. К тому же каждый квартал надо готовить в таможню отчет, и тогда приходится задержаться допоздна. Еще принимаю телефонные звонки. Телефон звонит, не умолкая; в основном — клиенты, поставщики.

Клиентов распределяю по менеджерам с помощью специальной мини-АТС, которой пользоваться очень просто – список внутренних номеров сотрудников висит на стене.

Поставщики перенаправляются к специальному менеджеру по логистике.

Также я работаю и с курьерами.  В мою задачу входит принимать почту (это называется, «входящая корреспонденция») и отправлять письма (исходящие документы)  заказчикам и в различные инстанции.

Вся корреспонденция регистрируется в соответствующих папках, и за этим тоже нужно следить.

Наш дружный коллектив

Мы любим интересно не только работать, но и развлекаться. В нашей компании часто организуются корпоративные выезды в рестораны и другие коллективные мероприятия.

Например, мы всем офисом катались на воздушном шаре.  Отношения в коллективе уважительные, начальник очень корректен.

Все, что пишут в анекдотах про секретарш, — на моем рабочем месте я с этим, к счастью, никогда не сталкивалась.

Так что профессия секретарь-референт — это и интересная, и ответственная работа, вполне подходящая для мамы, вышедшей из декрета!

Автор – Татьяна Иглина

Рассказы о других профессиях читайте здесь:

Профессия работник банка. Один день из жизни

Переводчик-синхронист. Один день из жизни синхронного переводчика

Профессия кардиолог. Ответственность за сердце и за жизнь

Должность пресс-секретаря международного кинофестиваля. Один день из жизни

Профессия редактор журнала или обратная сторона глянца

***************************

Если вы хотите найти работу, которая будет нравиться и приносить желаемый доход, тогда пройдите аудио-курс «Как маме найти любимую работу: 5 простых шагов». Чтобы получить бесплатный доступ к курсу введите свое имя и е-майл в форму ниже.

Источник: http://mamina-kariera.ru/vybor-professii/professiya-sekretar-referent-opisanie.html